Effiziente Event-Planung: Von manuellen Prozessen zur smarten Automatisierung
15.01.2024 • 3min Lesezeit
Chaos bei der Event-Planung
Wer schon einmal bei der Planung eines Vereinsfestes geholfen hat, weiß, wie schnell die vermeintlich einfache Aufgabe zur nervenaufreibenden Herausforderung wird. Besonders die Einteilung freiwilliger Helfer kann zum Problem werden, wenn Excel-Tabellen und Telefonate den Überblick erschweren. Die Organisation eines Events gerät so schnell außer Kontrolle.
Smarte Automatisierung statt manueller Arbeit
Als eine Karnevalsgesellschaft auf uns zukam, war die Aufgabe klar: Eine Lösung musste her, die die Planung ihrer jährlichen Veranstaltungen vereinfachen sollte. Nachdem wir den Markt durchforstet hatten, stellten wir fest, dass keine der bestehenden Schichtplanungs-Apps den Anforderungen gerecht wurde. Also entwickelten wir eine individuelle Lösung.
Helfer übernehmen die Verantwortung
Unsere Lösung kehrt den Prozess um: Statt dass die Organisatoren die gesamte Arbeit übernehmen müssen, ermöglichen wir es den Helfern, sich selbstständig in Schichten einzutragen. Das intuitive User-Interface erlaubt es, Events, Tage, Bereiche und Schichten in wenigen Minuten zu erstellen. Ein einfacher Link genügt, und die Helfer können sich bequem eintragen.
Einträge verwalten leicht gemacht
Die App automatisiert den gesamten Prozess. Helfer und Veranstalter werden bei jeder Aktion benachrichtigt, sodass der Organisator lediglich Einträge annehmen oder ablehnen muss. Keine lästigen Telefonate mehr, kein Hinterherrennen – die Planung läuft fast von allein.
Maßgeschneiderte Lösung mit Strapi
Um diese maßgeschneiderte Lösung zu realisieren, setzten wir auf Strapi, ein leistungsfähiges und schlankes NodeJS-basiertes CMS. Es erlaubt uns, individuelle Datenstrukturen zu erstellen und die Nutzerverwaltung sicher und effizient zu gestalten. Dank des integrierten E-Mail-Services und der Webhooks läuft alles reibungslos – und das bei minimaler Serverlast.
Prozess neu gedacht – Event-Planung revolutioniert
Dieses Projekt hat uns gezeigt, dass der Standardweg nicht immer der beste ist. Indem wir bekannte Prozesse infrage stellten, konnten wir eine völlig neue Lösung entwickeln. Die App macht es kinderleicht, selbst große Veranstaltungen effizient zu verwalten. Langfristig könnte diese Lösung sogar als White-Label-Applikation für den professionellen Eventbereich zum Einsatz kommen.